Iton Logo
UA
RU

BAS Документообіг КОРП

“BAS Документообіг КОРП” является современным широкофункциональним решением для управления бизнес-процессами и совместной работой сотрудников. Проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль выполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

Описание возможностей решения BAS Документообіг КОРП

“BAS Документообіг КОРП” в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. “BAS Документообіг КОРП” соответствует всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующих порядок работы с документами. Прикладное решение и документация доступны на русском и украинском языке.

Соответствие украинскому законодательству

“BAS Документообіг КОРП» позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

  • Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV “Об электронных документах и ​​электронном документообороте”;
  • Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР “О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах”;
  • Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР “Об обращениях граждан”;
  • Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 “Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти”;
  • Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 “Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти”.
Работа с документами

“BAS Документообіг КОРП” позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует “Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997”, постановлению КМУ “Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах”. Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

Хранение и права доступа

В программе “BAS Документообіг КОРП” внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Вдобавок к этому все данные информационной базы “BAS Документообіг КОРП” ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Реализован отчет, что позволяет проверить назначенные права и разрешения для избежание предоставления незапланированного доступа к конференционной информации.

Регистрация входящих и исходящих документов

“BAS Документообіг КОРП» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрих-кодов и регистрационных штампов.

Учет обращений граждан

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393 / 96-ВР от 02.10.1996 “Об обращении граждан”.

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты “Выполнение обращений граждан”, “Структура обращений за период”, “Динамика количества обращений”, “Список обращений граждан”.

Учет договоров

В “BAS Документообіг КОРП” автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

  • подготовка проекта договора;
  • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
  • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
  • учет и контроль сроков действия договоров;
  • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  • многовалютный учет сумм договоров;
  • работа с многосторонними договорами;
  • учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору;
  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  • расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как “Список заключенных договоров”, “Договоры, в которых заканчиваются сроки действия”, “Сопроводительные документы по договору”, “Динамика количества заключенных договоров”, “Динамика сумм заключенных договоров”, “Договоры, разорваны “.

Сканирование

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирования многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа умеет автоматически загружать файлы по указанному каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Электронная почта

Встроенная в “BAS Документообіг КОРП” внутренняя почта позволяет:

  • Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
  • Загружать входные или внутренние документы по электронной почте.
  • При использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
  • Искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать, в числе прочего, и по текстовому содержанию писем.
  • Кроме тому, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение, возникающее в нижнем правом углу, при поступлении новых писем. Если по письму была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточке письма.

Выполнение заданий по почте

Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов “BAS Документообіг КОРП” использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

“BAS Документообіг КОРП” обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Напрямую с карты файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнения версий.

Шаблоны документов и файлов

В “BAS Документообіг КОРП” пользователи могут настраивать и использовать шаблоны файлов и документов, которые автоматически заполняются. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа с шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В “BAS Документообіг КОРП” всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно:

  • распечатать на отдельном листе;
  • распечатать сверху титульного листа бумажного документа;
  • распечатать на наклейке;
  • вставить в электронный документ как изображение.

Штрих-коды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В “BAS Документообіг КОРП” пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются одиночные, множественные, односторонние и двусторонние связи. Реализовано удобное отображение всех документов, касающихся корреспондента с категоризацией на входящие, исходящие и внутренние документы.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа “BAS Документообіг КОРП” можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом “Рассмотрение” или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций. Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП).

Переадресация входящих документов

В программе “BAS Документообіг КОРП” можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе “BAS Документообіг КОРП” коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на выполнение или ознакомление.
  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процесса документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такое варианты согласования, как: параллельное; последовательное; смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.
  • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  • Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа – согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 000 гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров – другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию, эскалация задач бизнес-процесса при выполнении некоторых условий, например автоматическая передача просроченной задачи на руководителя отдела или автоматическое завершение просроченной задачи согласования документа как согласованной, и других подобных действий в случае наступления заданных пользователем событий.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. Есть возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Для повышения исполнительской дисциплины и избежания ошибочного завершения фактически незавершенных задач, в системе есть возможность назначить дополнительные условия проверки (например заполнения перечня обязательных полей карточки документа, или привязки соответствующего связанного документа, который является подтверждением выполнения задачи), без выполнение которых система не позволяет указать завершение выполнения задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, который пересекает границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе “BAS Управління торгівлею”, продолжается в “BAS Документообіг КОРП” и заканчивается снова в “BAS Управління торгівлею”.

Управление проектной деятельностью

Поддержка проектной деятельности в “BAS Документообіг КОРП” включает ведение аналитического учета данных (входящих, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) в разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по исполнению плана проекта.

В программе предусмотрено:

  • Ведение карточки и иерархической структуры проекта (структура проекта содержит в себе перечень проектных задач бизнес-процесса)
  • учет трудозатрат в разрезе проектов;
  • формирование отчетности по проектам;
  • загрузка проекта по Microsoft Project (как источник данных используется файл проекта, выгруженный в XML)
  • работа с планом проекта и диаграммой Ганта.

Бизнес-процесс проекта включает следующие этапы:

  • инициация;
  • планирование;
  • утверждение плана;
  • старт проектных работ;
  • выполнение;
  • завершение.
[/ Su_spoiler] [Su_spoiler title = “Организация мероприятий” open = “no”]

Реализованные процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и любых других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собрании решений и тому подобное.

Бизнес процесс включает:

  • подготовка:
  • планирование участников, места и времени мероприятия,
  • оформление программы мероприятия,
  • согласование участия (места, времени),
  • подготовка материалов к мероприятию,
  • рассылка материалов мероприятия участникам,
  • проведение: фиксирование присутствующих / отсутствующих, фиксирования принятых решений.
  • оформление протокола: подготовка протокола, согласование протокола, утверждения протокола.
  • выполнение решений.
Удобство работы на каждый день

Окно “Текущие дела” на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию: задачи пользователя и подчиненных (для руководителей), события календаря, сообщения почты и форума, мероприятия, актуальные документы в работе, информацию по учету времени.

Окно “Мои задачи” показывает списки задач текущего пользователя на закладках “Задача мне” и “Задача от меня”. На закладке “Задача мне” отражаются задания, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегирование. Закладка “Задача от меня” показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.

Задание можно обозначать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

Поиск

Электронный документ является структурированным набором данных, содержит реквизиты и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Учет рабочего времени и контроль выполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая содержит данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календарь можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

Организация распределенной информационной базы

В программе предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими программами

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми прикладными решениями автоматизации бизнеса, в частности “BAS ERP”.

Дополнительно в комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы для использования и настройки обмена с помощью обработки “Универсальный обмен данными в формате XML”.

Веб-сервисы работы с файлами

“BAS Документообіг КОРП “может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между “BAS Документообіг КОРП “и другим приложением осуществляется с помощью веб-сервисов.

Применение программы как библиотеки файлов позволяет:

  • присоединять файлы к объектам вашей информационной базы;
  • разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в “BAS Документообіг КОРП”;
  • обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
  • интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия;
  • организовать единое хранилище файлов для различных информационных баз и приложений.

Стоимость решения BAS Документообіг КОРП

Наименование Цена, грн. без НДС
BAS Документообіг КОРП 62 700

Программный продукт поставляется в электронном виде. В комплект поставки входят все необходимые дистрибутивы, документация, набор пин-кодов, регистрационная анкета и пользовательская соглашение. Можно приобрести основную поставку программного продукта вместе с клиентскими и серверными лицензиями.

На “BAS Документообіг КОРП” можно перейти из программ линейки “1С:Підприємство” на условиях апгрейда и на условиях льготного апгрейда. Для получения дополнительной информации обращайтесь по контактным телефонам компании ITON.

Информационно-технологическое сопровождение

Всем пользователям важно, чтобы программа соответствовала требованиям законодательства, а работать с ней было удобно и просто. Заключение договора информационно-технологического сопровождения (ИТС) с компанией ITON как раз и является таким способом комплексной поддержки. В рамках договора клиент получает легальные обновления, а также дополнительные сервисы (например «Линия консультаций», «Лекторий», Сервис сдачи электронной отчетности FREDO Отчет, Доступ к материалам Информационной системы ИТС и т.п.), объем которых определяется типом договора (ТЕХНО, ПРОФ).

При покупке любой программы для автоматизации бизнеса (кроме базовых версий) линейки BAS и «1С:Підприємство» клиент получает три месяца ИТС без дополнительной оплаты.

За подробной информацией о сервисов, которые предоставляются в рамках договора ИТС, а также стоимости подписки ІТС обращайтесь по контактным телефонам компании ITON.